Процессный подход в цифровой экономике
Каждая организация осуществляет регулярную текущую деятельность. Эта деятельность представлена процессами. Чтобы эффективно управлять процессами, руководителю организации необходимо иметь полный перечень процессов, и их описание.
Процесс - совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которые используют входы для создания запланированных результатов - выходов, продуктов или услуг. Процесс состоит из операций, которые совершаются регулярно, поэтому их описание и оптимизация так важны для каждой организации.
Процессная модель – важный элемент цифровой трансформации. Чем чаще выполняется процесс, тем более важным и экономически обоснованным является его автоматизация. Ключевая задача реинжиниринга - упрощение процессов перед их автоматизацией.
- Процессы и функции
Структурно организации обычно разделены по функциям: каждый отдел отвечает за свою часть задачи. Процессы же происходят затрагивая сразу несколько функций.
В ряде организаций функции действуют и живут как отдельные маленькие суб-организации внутри большой. Но для конечного результата важно работать с процессами. Результат будет заметен не только для внешнего клиента, но и для внутреннего. Развитие культуры достигается именно через процессное взаимодействие.
- Процесс и проект
Проект — это в большей степени инструмент для нестандартных ситуаций, нестандартных задач. Будущий результат формулируется в начале, исполнители определяются на стадии реализации, среда может меняться. Процессы же важны для регулярных задач, исполнители в них стабильны и известны заранее, результат предопределен и все формализовано.
- Инвентаризация и каталогизация
Представляет собой составление каталога процессов. Каталог - это полный иерархический перечень всех процессов организации. Каталог процессов является важным инструментом, так как позволяет понять, какие процессы происходят в организации, кто является владельцем процесса. Каталогизация процессов необходима в рамках цифровой трансформации, потому что показывает, кто может быть заказчиком автоматизации процесса, разработки платформенного решения или цифровой технологии.
После инвентаризации производится верхнеуровневое описание процессов и составление блок-схем в одной из нотаций. Затем разрабатываются регламентирующие документы по работе с каталогом бизнес-процессов, как части дальнейшей доработки, так и в части использования.
- Типы процессов
Можно выделить следующие типы процессов:
- основные процессы,
- обеспечивающие процессы,
- управленческие процессы,
- процессы развития.
Популярный метод описания процессов Supplier-Input-Process-Output-Customer / SIPOC:
- поставщик на вход процесса
- входные ресурсы, цели, воздействия
- процесс
- результат отработки процесса
- получатель результата процесса (пользователь)
Инструмент полезен для визуализации процесса, закрепления границ процесса и позволяет выработать одинаковое понимание шагов процесса всеми его участниками.
- Нотации бизнес-процессов
Нотация – это набор знаков и правил, которые используются для графического описания или моделирования бизнес-процессов. Нотация определяет, как мы обозначаем на схеме процессы, операции, события и т.д., а также по каким правилам соединяем их между собой.
Модель помогает отразить все что происходит в организации, увидеть, где какие процессы «застревают» или дублируются, где и какие ошибки возникают в ходе выполнения текущей работы.
Нотация кратко и наглядно на одной схеме поясняет суть решения: «от и до» и определяет, как мы обозначаем на схеме процессы, операции, события и т.д., а также по каким правилам соединяем их между собой.
Наиболее часто используются нотации: BPMN, EPC, IDEF.
- Система постоянного улучшения процессов
Концепция управления, основанная на постоянном стремлении к оптимизации и повышению эффективности процессов. Она предполагает:
- регулярный пересмотр процессов,
- вовлечение в оптимизацию каждого сотрудника,
- максимальную ориентацию на пользователя и конечный результат.
Фазы оптимизации процессов:
- Определение симптомов: основная задача – определить, что мы собираемся совершенствовать или оптимизировать. 4 основных шага: определение проблемы и процесса на высоком уровне; определение требований клиента; разработка паспорта проекта; управление изменениями.
- 'Измерение данных: основная задача - понимание текущего состояния процесса и его метрик. Выйти на рабочие места, где процесс реализуется; составить карту текущего процесса (интервью, нормативные документы); собрать данные по текущему значению целевого показателя оптимизации.
- Анализ данных: основная задача – поиск источников проблем и возможностей совершенствования. Анализируем шаги решения (рабочая группа); выявляем потери в процессе; разрабатываем идеи усовершенствования процесса; «разбираем» инициативы между участниками рабочей группы.
- Совершенствование: основная задача – поиск источников проблем и возможностей для совершенствования. Прорабатывать конкретные инициативы силами рабочей группы; утверждать решения по инициативам для запуска; запускать пилотный проект; измерять показатели.
- Контроль: основная задача – закрепление разработанных решений и создание системного подхода по управлению процессом. Разработать карту состояния; внести изменения в нормативные документы; оценить эффект.
Дополнительные матеиалы
Центр подготовки руководителей цифровой трансформации, Циферкаст (подкаст)
описание | перейти к публикации