Организационная культура и цифровая трансформация/Практики регулярного менеджмента
Регулярный менеджмент – это жестко регламентированный метод управления организацией, персоналом, финансами и другими процессами. Регулярный менеджмент включает в себя:
- Регламенты для каждой процедуры, каждого процесса и шага.
- Штрафы за их не соблюдение.
- Четкие планы на месяц, неделю и день для каждого сотрудника.
- Ежедневные отчеты.
Содержание
Обратная связь
Правильная и своевременная обратная связь способна заметно повысить производительность труда сотрудников и команд: прирост составляет от 10 до 20 % по сравнению с ситуациями, где обратная связь неконкретна или отсутствует вовсе.
Обратная связь – это информация о действиях сотрудника, которую вы ему сообщаете, чтобы повлиять на эти действия. Качественная обратная связь - это сигнал о том, туда ли мы идем, нужно ли поправить курс или изменить скорость
Обратная связь влияет на цели – их приходится корректировать, а то и изменять. Неправильное использование обратной связи может навредить карьере или всей организации.
Задачи обратной связи
- выразить признание, мотивировать на работу;
- понять причины недовольства или неудачи;
- скорректировать, если не получается;
- мотивировать на развитие.
Проведение совещаний
Cовещания необходимы, чтобы:
- обменяться информацией, оценкой ситуации, посмотреть реакцию сотрудников, скорректировать совместные действия, выработать решения
- обеспечить лояльность сотрудников к принимаемому решению
- привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения
- получить обратную связь «снизу», узнать новости «снизу», «сплетни»
Эффективность совещания определяется качеством его подготовки, модерации и правильным подбором участников, и экономит время.
План совещания
- Подготовительный этап (Информирование, настрой на взаимодействие, формирование «правильных ожиданий»).
- Начало совещания (Формулировка темы и цели).
- Основная часть (Обсуждение проблемы, принятие решения).
- Завершение (Обсуждение результатов, фиксация решения)
Правила эффективных совещаний
- Должна быть конкретная цель.
- Заранее определите приемы достижения цели.
- Четко соблюдайте время начала и окончания.
- Запланируйте время на обратную связь.
- Определите лимит выступления участников, в том числе и свой лимит (не более 7 мин.)
Заинтересованные стороны
Модель заинтересованных сторон (stakeholder concept, stakeholder theory) - при достижении целей деятельности организации следует принимать во внимание разнообразные интересы различных заинтересованных сторон.
Действия по отношению к заинтересованным сторонам:
- выстраивание взаимоотношений (определение перечня заинтересованных сторон, план работы с каждой стороной)
- поддержание взаимоотношений (выявление степени удовлетворенности, и урегулирование конфликтов);
- реорганизация взаимоотношений (адаптация отношений, которые уже есть, к изменениям).
Типично заблуждение о том, что окружающие знают о проекте то же самое, что его руководители и проектная команда. На практике сотрудникам, которых затронут результаты проекта и заинтересованным лицам необходимо целенаправленно доносить информацию о проекте. Для этого формируются планы и проводятся коммуникационные мероприятия. Если сотрудник знает, зачем происходят изменения, он вовлечен в процесс.
Трудности в работе с заинтересованными сторонами могут носить разный характер, в зависимости от интереса заинтересованной стороны. Можно выделить три типа интересов:
- срочность – если заинтересованная сторона нуждается в срочном продукте, она будет требовать от вас немедленного исполнения обязательств
- законность – сторона, заинтересованная в законности будет контролировать ваши шаги и действия
- власть – заинтересованные стороны, наделенные властными полномочиями, могут отменить все достигнутые вами результаты, поэтому коммуникация с ними необходима и важна
Коммуникации
Коммуникация включает задачи по информированию о:
- предстоящих событиях, завершившихся проектах и этапах;
- целях организации в привязке к исполняемым проектам и реализуемых изменениях;
- системные ответы на вопрос «а что изменения значат для меня?», ориентированные на различные целевые аудитории.
Этапы планирования коммуникации:
- Определить каналы коммуникации (видео, печать, соцсети, визуальная коммуникация в помещениях, экраны, иное);
- Определить целевые аудитории;
- Построить подход к коммуникациям, в котором определены:
- темы и цели коммуникаций в привязке к этапам проекта;
- частота и способ охвата целевых аудиторий посредством каналов.
- Построить план коммуникаций;
- Измерять эффективность коммуникаций по ходу выполнения проекта.
Главное в коммуникациях, затрагивающих интересы людей, — соответствие слов и действий, поскольку расхождения всегда будут замечены. Детальность планирования, частота, состав, каналы коммуникаций определяется продолжительностью, сложностью, охватом проекта. Например, перед стартом и на ранних стадиях проекта коммуникации направлены на информирование и разъяснение целей, содержания и плана проекта.
Правила внедрения практик регулярного менеджмента
- Внедряйте практики, устраняющие барьеры к достижению результатов.
- Не распыляйтесь, внедряете последовательно только то, что необходимо в данный момент.
- Советуйтесь с руководителями, что внедрять в первую очередь.
- Описывайте практики кратко, наглядно и удобно, внедряйте их постепенно.
- Выбирайте действительно нужные вам элементы – их не должно быть много.
- Сделайте практики частью обучения.
- Перед внедрением опробуйте решение в пилотном режиме.